Datenschutzerklärung

OrCube AI ("OrCube", "wir", "uns", "unser") ist eine Multi-Tenant-Plattform für KI-gestützten Kundensupport, betrieben von Code Melodies Ltd, einem in England und Wales eingetragenen Unternehmen. Diese Erklärung beschreibt, welche Daten wir erheben, wie wir sie verwenden, und welche Rechte Sie haben — unabhängig davon, ob Sie ein Unternehmen sind, das OrCube nutzt ("Mandant"), Mitglied des Teams eines Mandanten sind ("Agent"), oder mit dem KI-Assistenten eines Mandanten chatten ("Endkunde").

Konto- und Mandantendaten — Firmenname, Branche, Name des Admins/Agenten, E-Mail-Adresse, gehashtes Passwort und (sofern angegeben) eine WhatsApp-Nummer für die Übergabe an einen Agenten.

Chatdaten — mit dem KI-Assistenten ausgetauschte Nachrichten, Sitzungskennungen, Zeitstempel und — sofern der Endkunde sich dafür entscheidet — dessen Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer (zum Beispiel zum Abschluss einer Buchung oder zur Bestätigung einer Bestellung).

Inhalte der Wissensdatenbank — Artikel, FAQs und Produkt-/Dienstleistungsinformationen, die ein Mandant hochlädt, damit sein KI-Assistent daraus Antworten generieren kann.

Abrechnungsdaten — Abonnementplan, Rechnungsadresse und Rechnungsverlauf. Kartendaten werden niemals auf unseren Servern gespeichert; sie werden direkt von Stripe verarbeitet (siehe Abschnitt 4).

Technische Daten — IP-Adresse, Browser-/User-Agent-Kennung und Standard-Webserver-Protokolle, die automatisch zu Sicherheits- und Zuverlässigkeitszwecken erhoben werden.

• Zum Betrieb des KI-Chat-Widgets und der WhatsApp-Integration, einschließlich der Generierung von Antworten über den vom Mandanten gewählten KI-Anbieter
• Zur Durchsuchung der Wissensdatenbank eines Mandanten und zum Aufruf der von einem Mandanten registrierten Backend-APIs, um Fragen mit Echtzeitdaten zu beantworten
• Zur Abwicklung von Terminbuchungen und Zahlungen, sofern ein Mandant diese Funktionen aktiviert hat
• Zur Übergabe eines Gesprächs an einen menschlichen Live-Agenten auf Anfrage sowie zur Benachrichtigung von Agenten per WhatsApp
• Zur Identitätsprüfung mittels per E-Mail versendeter Einmalcodes (OTP), bevor sensible Informationen angezeigt werden, sofern ein Mandant dies verlangt
• Zur Verwaltung von Abonnements und Abrechnungen sowie zum Versand kontobezogener E-Mails (Willkommen, Erinnerungen an die Testphase, Belege, Zahlungsprobleme)
• Zur Aufrechterhaltung der Sicherheit, Verfügbarkeit und Integrität der Plattform

Wir setzen eine kleine Anzahl spezialisierter Dienstleister ("Auftragsverarbeiter") zum Betrieb des Dienstes ein. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten an Dritte.

• KI-Anbieter — je nach Konfiguration eines Mandanten können Chatnachrichten zur Generierung einer Antwort an Google (Gemini), Anthropic (Claude) oder OpenAI (GPT) gesendet werden. Es werden nur die zur Beantwortung des Gesprächs erforderlichen Inhalte übermittelt — nicht die gesamte Kundendatenbank eines Mandanten.
• Twilio — wird zum Senden und Empfangen von WhatsApp-Nachrichten verwendet (Übergabebenachrichtigungen, Buchungsbestätigungen, Agentenwarnungen).
• Stripe — wird zur Abwicklung von Abonnementzahlungen und zur Speicherung von Zahlungsmethoden verwendet. Wir sehen oder speichern niemals vollständige Kartennummern.
• Hosting-Infrastruktur — unsere Anwendung und Datenbank laufen auf Servern, die wir selbst kontrollieren und die durch verschlüsselte Verbindungen gesichert sind.

Da einige dieser Anbieter außerhalb des Vereinigten Königreichs/EWR ansässig sind (zum Beispiel in den USA), können Daten international übermittelt werden. Jeder Anbieter unterhält eigene Schutzmaßnahmen für solche grenzüberschreitenden Übermittlungen (etwa Standardvertragsklauseln).

Wir bewahren Konto- und Chatdaten so lange auf, wie das Konto eines Mandanten aktiv ist, zuzüglich eines angemessenen Zeitraums danach, um rechtlichen, buchhalterischen und streitbeilegungsbezogenen Pflichten nachzukommen. Ein Mandant kann jederzeit die Löschung seiner Daten beantragen, indem er uns kontaktiert — siehe Abschnitt 9.

Passwörter werden mittels Einweg-Hashing (bcrypt) gespeichert, niemals im Klartext. Portal-Sitzungen verwenden httpOnly-Cookies, sodass Sitzungstoken clientseitigen Skripten nie zugänglich sind. Verbindungen zur Plattform werden bei der Übertragung verschlüsselt (HTTPS). Die Daten jedes Mandanten sind logisch von den Daten aller anderen Mandanten getrennt.

OrCube verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies — um Sie im Mandantenportal oder im Systemadministrationsbereich angemeldet zu halten. Wir verwenden keine Werbe- oder Tracking-Cookies von Drittanbietern.

Wenn Sie sich im Vereinigten Königreich oder im EWR befinden, haben Sie Rechte nach der UK-DSGVO bzw. der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), einschließlich des Rechts auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten sowie des Rechts, bestimmten Verarbeitungen zu widersprechen oder deren Einschränkung zu verlangen. Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns über die unten angegebenen Kontaktdaten.

Bei Datenschutzfragen oder zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte schreiben Sie uns eine E-Mail an hello@orcube.com.

Wir können diese Erklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, wenn sich das Produkt weiterentwickelt. Das Datum "zuletzt aktualisiert" oben wird dann entsprechend angepasst. Wesentliche Änderungen werden den Mandanten per E-Mail mitgeteilt.